AC-TMTR (AC Testületi Munkát Támogató Rendszer)
1 A rendszer funkcionalitása
Az AC-TMTR a teljes demokratikus döntéshozatali folyamat támogatására alkalmas az előterjesztések kezelésétől a döntések végrehajtásáig:
A folyamat teljes képét az alábbi, sematikus ábra mutatja be:
1.1 Munkatervkészítés
A rendszer lehetőséget biztosít a képviselő-testület, illetve az egyes bizottságok munkatervének rögzítésére. A munkaterv készülhet féléves, vagy éves bontásban is. A munkaterv előkészítése során a szervezeti egységek (irodák, osztályok) vezetői is tehetnek javaslatot napirendi pontokra, természetesen, csak a saját szervezeti egységük vonatkozásában. A rendszer kezeli a konkrét időpont nélküli napirendi pontokat, amelyek megvitatásának időpontja a munkaterv készítésekor még nem tervezhető.
A rendszer kezeli a képviselő-testület és a bizottságok munkaterve közötti összefüggéseket is. Azaz, a képviselő-testület munkatervében szereplő, és az egyes bizottságok által véleményezendő napirendi pontok a bizottságok munkatervébe automatikusan bekerülnek a képviselő-testület munkatervének jóváhagyása után.
1.2 Képviselő-testületi ülések előkészítése
A rendszer a képviselő-testület rendes (munkaterv szerinti), illetve rendkívüli üléseit egyaránt kezeli. A munkatervben rögzített ülésekhez az alkalmazás automatikusan hozzárendeli a munkatervben rögzített napirendi pontokat, amelyekhez az előkészítés során újak vehetők fel, vagy a még nem aktuálisak törölhetők.
Rendkívüli ülés esetén előzetes napirend nélkül vehetők fel az ülés napirendi pontjai.
A képviselő-testületi ülésekhez napirendi pontot javasolhatnak az egyes szervezeti egységek vezetői is, a munkatervnél leírtakhoz hasonlóan, csak a saját szervezeti egységük vonatkozásában.
A napirendi pontok törölhetők ideiglenesen vagy véglegesen is. Az ideiglenesen törölt napirendi pontok a képviselő-testület későbbi ülésére felvehetők. A napirendi pontok sorrendje megváltoztatható. A tárgysorozat lezárása után is vehető fel az ülés napirendjére sürgősségi indítvány.
1.3 Bizottsági ülések előkészítése
A bizottsági ülések előkészítése a képviselő-testületi ülések előkészítéséhez hasonlóan történik. A bizottsági ülések napirendje alapjában a képviselő-testületi ülések napirendjéből automatikusan hozhatók létre, az adott bizottság által tárgyalandó napirendi pontok leválogatásával. Emellett, lehetőség van önálló, bizottsági hatáskörbe utalt napirendi pontok felvételére. Napirendi pontot, a korábbiakhoz hasonlóan, az egyes szervezeti egységek vezetői is javasolhatnak a saját szervezeti egységük vonatkozásában. A bizottsági ülések napirendi pontjainak a sorrendje is megváltoztatható.
1.4 Előterjesztések készítése
A rendszer lehetőséget kínál az elkészített előterjesztések becsatolására. Az előterjesztések hozzáférési jogosultságát az alkalmazás az előterjesztés teljes életciklusa alatt kontrollálja. Az előterjesztéshez az előkészítési fázisban csak a készítő iroda munkatársai férhetnek hozzá. Az előterjesztés véleményezési-, jóváhagyási folyamatában, pedig mindig az a felhasználó, akinek véleményeznie kell az előterjesztést. Az előterjesztés csak akkor szerkeszthető, ha az előkészítés alatt áll, vagy a véleményezési folyamatban valaki ellenvéleményt fogalmazott meg, vagy valaki elutasította azt.
A rendszer kezeli az előterjesztések egyes verzióit, amelyek az elutasítás vagy az ellenvélemény hatására jöttek létre.
1.5 Előterjesztések véleményezése, jóváhagyása
Az előterjesztések véleményezési-, jóváhagyási folyamata paraméterezhető, a Megrendelő igényei szerint átalakítható. Jelen tájékoztatóban egy általános folyamaton keresztül szeretnénk bemutatni a rendszer működési logikáját.
Ebben a folyamatban az előterjesztéseket véleményezik a társszervezetek, majd a jogi terület előzetes normakontrollt végez. A szakmai és jogi véleményezés után az előterjesztést a jegyző és a polgármester hagyja jóvá.
Az előterjesztést, a napirendi pont felvitelénél kijelölt társszervezetek egy időben kapják meg véleményezésre. A jogi területhez a társszervezeti véleményezés után érkezik meg az előterjesztés. A rendszer lehetőséget biztosít a véleményezési feladat kiszignálására, így a véleményt elkészítheti a szervezeti egység kijelölt munkatársa is. A vélemény továbbítása azonban mindenképpen vezetői feladat, kivéve az előzetes normakontrollt, amit a jogászok saját hatáskörben is elküldhetnek.
Az alkalmazás az előterjesztést automatikusan visszaadja az előkészítőnek, ha azzal szemben ellenvéleményt fogalmaztak meg, vagy továbbadja következő véleményezőnek / jóváhagyónak, ha nincs ellenvélemény.
Az ellenvéleményt a készítő iroda vezetője felülbírálhatja, és az előterjesztést változatlan formában továbbküldheti, de módosíthatja is az előterjesztést, amelyet a rendszer új verzióként kezel.
A véleményezési folyamaton átjutott előterjesztések először a jegyző, majd a polgármester elé kerülnek jóváhagyásra. A jegyző és a polgármester a véleményezéshez hasonlóan, vagy jóváhagyja az előterjesztést, vagy elutasítja azt. A csak bizottság által tárgyalt előterjesztés esetén a jegyző után a bizottság elnöke hagyja jóvá az előterjesztést.
1.6 Előterjesztések publikálása
A rendszer szigorúan szabályozza az előterjesztések hozzáférési jogosultságát. Az előterjesztések előkészítési fázisában csak a készítő szervezeti egység férhet hozzá.
A véleményezési jóváhagyási folyamat során a hozzáférési jogosultsági kör mindig a bővül az aktuális véleményezők, illetve jóváhagyók körével.
A jóváhagyott előterjesztések a napirendi pont megtárgyalásának módjától függően válnak vagy nyilvánossá, vagy csak azok számára elérhetővé, akik az előterjesztést tárgyalni fogják.
Az előterjesztések publikálása a kialakított környezet függvényében többféle műszaki megoldással is történhet.
1.7 Meghívó készítés
Az alkalmazás lehetővé teszi az egyes ülésekhez meghívó generálását az összeállított tárgysorozat alapján. A meghívó a testület elnökének jóváhagyása után küldhető ki. A rendszer lehetőséget biztosít a meghívók e-mail-en keresztül történő kiküldésére, de a meghívó ki is nyomtatható, és hagyományos formában postán eljuttatható az érintetteknek.
1.8 Jegyzőkönyvkészítés
A rendszer lehetőséget biztosít az ülések jegyzőkönyveinek a rögzítésére. Minden üléshez több jegyzőkönyv is felvihető, minthogy több is készül. A rendszer az ülés napirendjét automatikusan emeli be a jegyzőkönyv adatlapjára, és lehetőséget biztosít a jegyzőkönyv tartalmának MS Word dokumentumból történő beimportálására.
Az alkalmazás támogatja a jegyzőkönyvek jóváhagyási folyamatát. A képviselő-testület üléséről készült jegyzőkönyvek a jegyző és a polgármester, míg a bizottsági ülések jegyzőkönyvei a bizottság elnöke és a jegyző jóváhagyása után válnak nyilvánossá, vagy az érintettek számára hozzáférhetővé.
1.9 Rendeletek kezelése
A rendszer lehetőséget biztosít a rendeletek nyilvántartására. A rendeletek létrehozhatók a jegyzőkönyvek szövegéből történő kiemeléssel, vagy MS Word dokumentumból történő importálással. A rendszer kezeli a rendeletek jóváhagyási folyamatát is, amely megegyezik a jegyzőkönyvek jóváhagyási folyamatával.
Az alkalmazás automatikusan kezeli a rendeletek hatályosságának a jelölését. A felvitt rendeleteket a hatályosságuk napján lépteti hatályba (természetesen csak a jóváhagyottakat), és ha egy rendelet hatályon kívül helyez egy másikat, akkor a rendelet hatálybalépésekor hatálytalanítja azt.
A rendeletek kereszthivatkozását a rendszer un. dokumentum-linkeken keresztül kezeli, amivel lehetőség nyílik a hivatkozott rendelet egy kattintással történő felnyitására.
1.10 Egységes szerkezetű rendeletek
Az egyes üléseken megalkotott rendeletek gyakran szövevényessé válnak a módosítások, hatálytalanítások során. A fenti fejezetben bemutatott nyilvántartás az alap, illetve a módosító rendeletek kezelésére szolgál. A rendszer emellett lehetővé teszi a rendeletek egységes szerkezetben történő nyilvántartását, kezelését.
Az egységes szerkezetű rendeleteket a rendszer azok hatályosságának időintervalluma szerint tartja nyilván. Az egységes szerkezetű rendeletek közül leválogathatók adott napon hatályos rendeletek, így könnyen meghatározható, hogy a kérdéses napon mely rendelkezések voltak hatályban.
1.11 Határozatok kezelése
A rendszer a rendeletekhez hasonlóan kezeli a határozatokat is. Lehetőséget biztosít a határozatok létrehozására a jegyzőkönyvből, vagy egy már meglévő MS Word állományból. A határozatokat a rendszer megkülönbözteti a határozatot alkotó testület szerint. A rendszer kezeli a polgármester által átruházott hatáskör alapján meghozott határozatait is.
A határozatok a rendeletekhez hasonlóan jóváhagyási folyamaton mennek keresztül. A jóváhagyott határozatok attól függően, hogy milyen témában születtek, válnak nyilvánossá, vagy csak korlátozottan hozzáférhetővé.
Az alkalmazás lehetőséget biztosít a határozatok végrehajtásához kötődő feladatok kezelésére. A feladatok létrehozhatók a határozat szövegéből történő kiemeléssel. A határozatból létrehozott feladatokat a határozatoktól függetlenül kiadott általános feladatokkal azonos módon kezeli a szoftver. A határozat alapján kiadott feladatok a határozatokkal együtt is megtekinthetők, így könnyen nyomon követhető, hogy melyik határozat végrehajtásával hogyan állnak a felelősök.
A rendszer követi a feladatok készre jelentését, és kimutatást tud készíteni a határidőre el nem készült feladatokról, illetve a lejárt határidejű feladatokról is.
A kimutatás elkészíthető a határozatot hozó testület szerinti leválogatásban is, így képes támogatni a képviselő-testület, és a bizottságok ülésének az előkészítését is.
A lejárt határidejű feladatok (határozatok) kimutatását a rendszer akár MS Word formátumban is el tudja készíteni a Megrendelő szabványos előterjesztési sablonja alapján.
1.12 Általános feladatok kezelése
Az alkalmazási rendszer a határozatok alapján kiadott feladatokhoz hasonlóan kezeli a határozathoz nem kapcsolódó általános feladatokat is. A szoftver, ezek határidejét is figyeli, és ezekről is képes kimutatásokat készíteni. Lehetővé teszi a feladat végrehajtásának a dokumentálását, az ahhoz kapcsolódó dokumentum becsatolását.
1.13 Közigazgatási Hivatali kapcsolat
A rendszer az egyes ülésekről berögzített jegyzőkönyvek, rendeletek, határozatok alapján automatikusan előállítja a Közigazgatási Hivatal részére szolgáltatandó információkat (TERKA).
2 Futtatási környezet
Az ajánlott rendszer futtatási környezetét a Lotus Notes keretrendszer adja. Egy ajánlott informatikai architektúrát az alábbi ábra szemlélteti:
Az operatív szerveren futó alkalmazás a Lotus Notes replikációs mechanizmusa révén szinkronban tartható a publikáló szerveren elhelyezett alkalmazással, mely megoldás lehetővé teszi, hogy a képviselőtestület tagjai, külső intézmények, a civil szféra egy jogosultsági szabályrendszeren keresztül és korlátozással csak a részükre engedélyezett információkhoz tudjanak hozzá férni.
2.1 Hardverkövetelmények
Az ajánlott rendszer futtatási környezetét a Lotus Notes keretrendszer adja. Egy ajánlott informatikai architektúrát az alábbi ábra szemlélteti:
Az operatív szerveren futó alkalmazás a Lotus Notes replikációs mechanizmusa révén szinkronban tartható a publikáló szerveren elhelyezett alkalmazással, mely megoldás lehetővé teszi, hogy a képviselőtestület tagjai, külső intézmények, a civil szféra egy jogosultsági szabályrendszeren keresztül és korlátozással csak a részükre engedélyezett információkhoz tudjanak hozzá férni.
A rendszer kialakításához szükséges követelmények a következők:
♦ Szerver számítógép:
• Intel Pentium processzor (1800 MHz vagy több ajánlott)
• 512 MB RAM (1024 MB vagy több ajánlott)
• 10 GB lemez terület (15 GB vagy több ajánlott)
• Operációs rendszer:
• Windows: Windows 2003 Server, Windows 2003 Enterprise Edition, Windows 2000 Server, Windows 2000 Advanced Server, Windows NT4 Intel
• AIX: AIX 5.1, AIX 5.2
• iSeries: OS/400 Version 5 Release 1 or later
• Linux: Red Hat Enterprise Linux 2.1, UnitedLinux 1.0, Powered by UnitedLinux 1.0
• Linux on zSeries: UnitedLinux 1.0 for IBM S/390
• Solaris: Solaris 8, Solaris 9
• z/OS: z/OS Version 1 - Release 2 or later, z/OSe Version 1 - Release 3 or later
♦ Kliens számítógép:
• Intel Pentium processzor (800 MHz vagy több ajánlott)
• 256 MB RAM (512 MB vagy több ajánlott)
• 1 GB lemez terület (1.5 GB vagy több ajánlott)
• Operációs rendszer:
• Microsoft® Windows® XP, Professional Edition
• Microsoft Windows 2000, Professional Edition with Service Pack 3
• Windows NT®, Version 4.0 (Intel® Pentium® only) with Service Pack 6a
• Windows 98
• Windows 95 (Second Edition installer minimum)
• Macintosh OS X 10.1.x and 10.2.x, 10.3 (new for Lotus Notes 6.5.2)