TARTALMOKEZELŐ (CONTENT MANEGEMENT) MEGOLDÁS AZ ALBACOMPTÓL
Közel félezer európai, közép- és dél-amerikai, közel-keleti, afrikai és ausztrál dolgozó megkérdezése alapján készült az a felmérés, amelyik kimutatta: a válaszadók majdnem fele (48 százaléka) szerint a vállalatnál rendszertelenül kezelik az üzleti információkat; a megkérdezettek 35 százalékánál kinyomtatva, lefűzve őrzik az elektronikus leveleket. A számlákkal, szerződésekkel és más fontos dokumentumokkal sem jobb a helyzet. A dol-gozók naponta közel egy órát töltenek papírok, fájlok, e-mailek, weblapok keresésével.
A különböző dokumentumok – például papír iratok, faxok, e-mailek, fájlok, weboldalak, jogszabályok, utasítások – minden szervezet számára hatalmas értéket képvisel. Ennek az értékes tartalomvagyonnak az egységes, elektronikus kezelése hatékony, gyors, rugalmas és biztonságos kezelést igényel. A dokumentumkezelő rendszerek hagyományosan azt teszik lehetővé, hogy az irodai munka során keletkező iratokat iktatva, digitalizáltan vagy digitális formában lehessen kezelni.
Az elmúlt évtizedben az élet majd minden területén felértékelődött az információ és az arra épülő tudásvagyon szerepe. A hivatalos dokumentumokon túl a tárggyal kapcsolatos bármely levelezés, külső, internetről nyert, elemzőktől, piackutatóktól származó, valamint más külső forrásból szerzett információ – melyek nem pusztán írott dokumentumokat, de akár képeket, videókat, hanganyagot is tartalmazhatnak – fontos lehet. Manapság a szervezetek közül többen kénytelenek azzal szembesülni, hogy nincsenek módszereik és megoldásaik a megszerzett információ, tudás kezelésére.
Oracle Universal Content Management
Legfontosabb jellemzők
• Felügyeli a teljes tartalom-életciklust
• Könnyebbé teszi a tartalom megtalálását, elérését és újra-hasznosítását
• Az egyszerű megtekintés érdekében automatizálja a webre történő konverziót
• Gyorsan épít és kezel összetett webhelyeket
Legfontosabb előnyök
• Erősíti az ügyfélszolgálatot és a partnerkapcsolatokat
• Javítja a kommunikációt
• Fokozza az alkalmazottak haté-konyságát
• Kezelni képes a hatósági előírá-sokat
• Javítja a vállalati eszközök újra-hasznosítási arányát
• Hatékonnyá teszi a folyamatokat
• Csökkenti a szállítási, nyomtatási és tárolási költségeket
• Stratégiai vállalati tartalom-kezelési infrastruktúrát hoz létre a tartalom és az alkalmazások szá-mára
Ossza meg a tartalmat az egész vállalatra kiterjedően
A tartalmat nagyon nehéz az ügyfelekkel, partnerekkel és beszállítókkal megosztani az egész vállalatra kiterjedően és a tűzfalon kívül is, ha azt különálló rendszerek tárolják. Verziókezelési mechanizmusok bevezetése vagy fájlok „zárolása” hiányában egy dokumentumnak számos ellentmondó változata készülhet el és kerülhet megosztásra különböző felhasználók között. Az Oracle Universal Content Management közel 400 fájlformátumot konvertál olyan webre kész formátumokká, mint a HTML, az XML, a GIF és PDF, míg a tartalmat változatos szolgáltatásokat biztosítva juttatja el az érdekelteknek: weblapokon, asztali gépeken, igen egyszerű vállalati hírszolgáltatásokon, mobil eszközökön keresztül.
Mindemellett az Oracle Universal Content Management jól illeszkedik a meglévő üzleti folyamatokba azáltal, hogy lehetővé teszi a tartalmak létrehozói számára, hogy továbbra is megszokott asztali alkalmazásaikat használják, például a Microsoft Office és Outlook, az AutoDesk AutoCAD, a Lotus Notes Email és a Sun StarOffice programokat.
A tartalom kezelése annak teljes életciklusán át
Az Oracle Universal Content Management a teljes tartalom-életciklust támogatja kellő felügyelet alkalmazásával, és járulékos támogatást nyújtva a felhasználóknak valamennyi életciklus-fázison keresztül. Ez azt jelenti, hogy a tartalom a létrehozása, rögzítése és tárolása során egyaránt felügyelet alatt áll. Járulékos funkciók is alkalmazhatók, úgy, mint a verziókövetés, indexelés és keresés, továbbá metaadatok kezelése és biztonsági elemek.
Egyesített vállalati tartalomkezelési platform létrehozása
Az Oracle Universal Content Management valamennyi tartalomkezelési funkcionalitást biztosítja – a webes tartalomkezelést, a dokumentum- és képkezelést, a digitális eszközgazdálkodást, a iratkezelés- és megőrzés funkciókat – s mindezt egyetlen, egységes platformról. Egységes architektúrán alapuló megközelítése lehetővé teszi, hogy valamennyi kezelt tartalom és szolgáltatás közös felhasználói és adminisztrációs felületről legyen elérhető, ezzel javítva a felhasználók hatékonyságát, és csökkentve az üzleti felhasználók és adminisztrátorok képzésére fordított időt.
Robosztus vállalati alkalmazások kezelt tartalommal
Valamennyi üzleti alkalmazást strukturált és nem strukturált információk kombinációja vezérli. Az ECM a szervezeteket olyan felülettel látja el, amely befogadja a nem strukturált tartalmat, és a megfelelő formában szállítja azt számos vállalati alkalmazáshoz. A felhasználók hatékonyan újrahasznosíthatják a tartalmat, és dokumentált Oracle Universal Content Management szolgáltatások – például tartalom ellenőrzése, keresés indítása, találatok lekérdezése, vagy egy elem jóváha-gyása a munkafolyamatban – százait integrálhatják olyan szabványos integrációs módszerek révén, mint a webszolgáltatások, a Java, Java EE, JavaServer Pages tag-ek, a parancssoros segédprogramok, a Microsoft Component Object Model scripting és a webalapú elosztott tartalomszerkesztés és verziókövetés. Az Oracle Universal Content Ma-nagement egységes vállalati tartalomkezelési megközelítése egyetlen integrációs réteget és közös API-kat biztosít, és ezáltal mérsékli az integrációs költségeket és alacsony teljes élettartamköltséget garantál.
A kockázat minimalizálása
A növekvő hatósági szigornak és a jogi előírásoknak köszönhetően az elektronikus tartalom és dokumentáció egyre fontosabbá válik az előírások betartása során, és a jogi következmények szempontjából. Az Oracle Universal Content Management segít e kockázatok minimális szintre csökkentésében azzal, hogy lehetővé teszi a szervezetek számára a tartalom-hozzáférés ellenőrzését, a nyomkövetési adatok karbantartását, és a tartalom megőrzésének és elvetésének kö-vetkezetes irányelvek alapján történő automatizálását.
Példa az Albacomp által ajánlott megoldásokra
Intézményszintű komplex tudásportál felsőoktatási intézmények számára: