Az ELO-ról
Az ELO ECM (Enterprise Content Management) rendszerre építve kifejlesztésre került az Iktató, iratkezelő szoftver (IKSZ), mely illeszkedik a jogszabályi háttérhez, és ennek megfelelően auditált rendszer.
Az Albacomp folyamatosan karbantartja és továbbfejleszti a rendszert.
Az Iratkezelés alapvető funkciói:
• iratok iktatása
• papíralapú dokumentumok digitalizálása
• „elektronikus” irattár kezelése
• iratok közlekedtetése az ügyintézők között (szignálás, feladatkiosztás)
• ügyintézés támogatása
• vezetői információk
• egyéb funkciók
Iktatás
Az iktató modul segítségével mind a beérkező, mind a kimenő dokumentumok iktathatók. Az iktató modullal lehetőség van a főszámos, alszámos iktatás elvégzésére a kapcsolódódó dokumentumkép tárolásával. Az előzményezés, a szerelés a rendszerben megoldott.
A központi, osztott, vegyes iktatási módok a rendszerben paraméterezhetők, így a felhasználói igény szerint beállíthatók.
Az iktató modul segítségével lehetőség van tetszőleges számú iktatókönyv egyidejű kezelésére is, megfelelő jogosultságok beállításával.
Az ügyiratkezelés és azon belül az iktatás folyamata jelentős eltéréseket mutathat az egyes szervezetek között. Ezért minden egyes rendszer bevezetése előtt felmérésre kerülnek a pontos igények, és azok alapján készül el a rendszer testre szabott változata. A papíralapú ügyirat továbbítás postakönyves megoldással, illetve vonalkódos azonosítással támogatható, amely az átadás, átvételi folyamatokat egyszerűsíti.
Papíralapú dokumentumok digitalizálása
A szervezetbe érkező dokumentumok döntő része ma még papíralapú. Az ELO dokumentumkezelő rendszer számos funkciót biztosít a papíralapú iratok digitalizálására – az így létrehozott TIFF, PDF/A képek a hosszútávú archíválást szolgálják. A szkennerezés folyamata a rendszerbe integrált, akár lokális, akár hálózati szkennerrel megtörténhet, így az nagyon kényelmes. Az ELO-hoz tetszőleges szkenner illeszthető. A digitalizálás után az eredeti papírlapú dokumentumokra az ügyintézés során már nincs szükség, azok az irattárba helyezhetők el. További előny, hogy megszüntethető az iratok több példányos másolása, mivel az iratok a számítógép képernyőjén megtekinthetőek, ami jelentős költségmegtakarítást eredményez.
„Elektronikus” irattár kezelése
Az ELO elektronikus irattárába az alábbi módon kerülhetnek iratok:
• iktatás során papíralapú dokumentumok digitalizálásával
• iktatás során fax programból automatikus átvétellel
• iktatás során e-mail automatikus átvételével
• ügyintézés során készített dokumentumokkal
Az elektronikus irattár feladata:
• egy – egy munkához szükséges összes irat összegyűjtése és megjelenítése
• dokumentum keresés, és megjelenítés
• illetéktelen felhasználás elleni védelem.
Iratok közlekedtetése az ügyintézők között (szignálás, feladat kiosztás)
Az iktató rendszerben kétszintű szignálási eljárás került beépítésre, így az ügy felelős szervezete, és az ügyintéző is nevesíthető. További opcióként megjelölhetők az ügyintézésben érintett szervezetek, személyek- „kapják még” csoportba sorolással. Az ügyintézési folyamat, a dokumentum elosztás a munkafolyamat vezérlővel szabályozható, így nincs szükség a papírdokumentumok másolására, és közlekedtetésére az ügyintézés során. A munkafolyamat során automatikusan rögzítésre kerül: kihez, mikor érkezett a dokumentum, meddig volt nála, és milyen tevékenységeket végzett a dokumentummal.
Az ELO rendszerben számos olyan megoldás beépítésre került, amelyet korábban a papíralapú ügyintézésben megszoktunk – így lehetőség van a Postit-nek megfelelő matrica, vagy időpecsétes bélyegnek a dokumentumra helyezésére, mellékleteknek gémkapocs jellel történő csatolására, szkennelt dokumentumon szöveg kiemelésre színes ceruzával, stb.
Az iratokra tett jelölések - kivéve a nem publikus magán megjegyzést – az iratképpel együtt közlekednek az ügyintézési folyamatban. A dokumentumkezelő rendszer legújabb fejlesztéseként lehetőség van szkennelt TIFF dokumentumképen a “letakarásra”, vagyis dokumentumon kijelölt rész / részek elrejtésére egyszerű kijelöléssel, mely esetén a szükséges jogosultságok beállításával szabályozható – ki láthatja a letakart részt.
Ügyintézés támogatása
Az ügyintézés során keletkező elektronikus dokumentumok (MS Office, Open Office) az alkalmazásokból közvetlenül az ELO-ba küldhetők anélkül, hogy a fájlrendszerben letárolnánk a dokumentumot , sőt ezen alkalmazásokból keresések is indíthatók az ELO-beli dokumentumokra.
Az ügyintézés során készített dokumentumokat megfelelő jogosultság esetén az ügyintézésben részt vevő más személy is módosíthatja. Ebben az esetben a rendszer tárolja a módosított dokumentum verzióit, így a módosítások időrendben visszatekinthetők. A dokumentum verziók korrektúrás összehasonlítását az ELO-ból való kilépés nélkül biztosítja a rendszer.
Vezetői információk
Az iratkezelő megoldás minden fontos ügyintézési információt eltárol. Ezek alapján az alábbi információk kérhetők le:
• Nyitott feladatok ügyintézőnként
• Határidőn túli feladatok piros színnel jelöltek automatikusan
• Szervezetenkénti feladatok
• Iratadatok – Partnerenként, tárgyra, tárgyszavanként, stb.
Egyéb funkciók
Az alábbi felsorolás a rendszer egyéb funkcióiból nevesít néhányat:
• Jogosultság a funkciók használatához
• Jogosultság az iratok megjelenítéséhez
• Helyettesítés
• Belső levelezés
• Számlák igazolása
• Irattári folyamatok (selejtezés, levéltárazás)
• Kapcsolat más rendszerekkel
• Adatkonvertálás más rendszerekből
Technikai adatok
Adatbázis-kezelő: MS SQL SERVER 2005/2008, ORACLE 10g/11g, IBM DB2 9.5
Adatbázis szerver: WIN 2003/2008/XP, LINUX, Solaris
Kliens: WIN NT/2000/XP/2003/WIN7
Referenciák
DMRV - Duna Menti Regionális Vízművek Zrt
Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala – korábbi Szabadalmi Hivatal
ABBOTT Laboratories Magyarország Kft
DTV Zrt - Dunavarsányi Víziközmű Társulás
Liszt Ferenc Zeneművészeti Egyetem
Kapcsolat
Albacomp RI Kft.
8000 Székesfehérvár, Mártírok útja 9
Budapesti telephely:
1039 Budapest, Frangepán út 8.
Tel.: 06 - 1/236-7711
Fax: 06 – 1/236-7770
WEB: www.albacomp.hu
Mail: tsule@albacomp.hu